En general, pueden considerarse tres momentos relacionados con la retroalimentación: antes, durante y después. A continuación, se mencionan algunas sugerencias para los jefes.

Antes de iniciar la ronda de reuniones, ten presente en todo momento la finalidad y efectos de la evaluación de desempeño tanto en el trabajador como en la empresa. En general, la retroalimentación debes hacerla de manera individual, aunque depende, pues si los objetivos y competencias son grupales, podría ser mediante una reunión grupal.

Procura programar la mayoría de las reuniones en bloques de 2 a 3 horas (considerando que cada reunión puede durar entre 10 y 20 minutos). ¿Por qué sostener hasta 8 reuniones consecutivas? Es recomendable para mantener la concentración, la ilación de ideas y la coherencia de mensajes, así como poder enriquecer los mismos luego de cada reunión.

Asimismo, es recomendable programar el inicio de las rondas de reuniones al iniciar la jornada o después de almuerzo. No es recomendable utilizar la hora del desayuno o del almuerzo para realizar la retroalimentación.

• Programa y convoca la reunión con anticipación.
• Organiza un ambiente adecuado, cómodo y privado, ya sea la reunión presencial o virtual.
• Prepara un mensaje objetivo y sustentado respecto de los logros alcanzados:
  • Determina las competencias con mayor y menor grado e identifica comportamientos concretos que justifiquen los grados de desempeño otorgados.
  • Determina los objetivos con mayor y menor puntaje e identifica los logros alcanzados que justifiquen los puntajes otorgados.
• Elabora una propuesta de acciones de mejora que permitan el cierre de brechas de desempeño (previa coordinación con la Alta Dirección de la empresa, para determinar los alcances y limitaciones que dichas mejoras).

Recomendación: empezar por los problemas. Al respecto, John Dewey dijo “un problema bien planeado es un problema medio resuelto.”

Lo que SI debes hacer:

1. Empieza la reunión con amabilidad, mencionando la finalidad y la duración máxima de la misma.
2. Mantén una escucha activa durante toda la reunión.
3. Felicita al trabajador por aquellas competencias y objetivos con mayores logros.
4. Comenta de forma detallada las competencias y objetivos con mayor y menor logro alcanzado.
5. Fomenta que el trabajador exprese su opinión respecto de la calificación que obtuvo (autoevaluación).
6. Considerando como punto de partida tu propuesta, conversa y define al menos una acción de mejora que fortalezca las capacidades del trabajador.
7. Pide al trabajador que comente tu desempeño como su jefe.
8. Ten una actitud de apertura durante toda la reunión. Es posible que aprendas algo nuevo.
9. El trabajador, al culminar la reunión, debe retirar sin dudas respecto de la calificación global y la(s) accione(s) de mejora definidas.
10. Pide al trabajador te brinde un feedback rápido sobre la reunión (duración, contenidos, conversación, acuerdos, ambiente).

Lo que NO debes hacer:

1. Un monólogo.
2. Montar un ambiente “jerárquico” e intimidatorio.
3. Que la reunión sea muy breve (menos de 2 minutos, por ejemplo).
4. Expresar generalidades o utilizar terminología que no entienda el trabajador.
5. Rechazar sin sustento las opiniones y comentarios del trabajador.
6. Utilizar preguntas cerradas para conocer la opinión del trabajador respecto de su calificación global.
7. Emitir opiniones influenciados por los propios estados de ánimo, sentimientos o circunstancias emocionales.
8. Registrar en la mente de los puntos importantes de la reunión.
9. Cortar el contacto visual por revisar el celular o la computadora.
10. Que tu lenguaje no verbal sea inadecuado (gestos, posturas, tono/volumen/velocidad de voz, vocalización).

1. Coordinar con el área de recursos humanos las recompensas formales a entregar a los trabajadores que los logros más altos y destacados. Algunas sugerencias son:
2. Felicitación escrita (por ejemplo, una carta)
3. Símbolos o medios de notoriedad (por ejemplo, un pin distintivo)
4. Nuevos retos (por ejemplo, incorporación a proyectos de expansión)
5. Capacitación (por ejemplo, para formar habilidades gerenciales)
6. Regalos y/o privilegios (por ejemplo, literatura especializada y reciente)
7. Coordinar con quien corresponda la implementación de las acciones de mejora.
8. Implementar las mejoras a nivel personal (las que has identificado que mejorarán tu rol de liderazgo de personas y gestor de equipos de alto desempeño) y del área (gestión de recursos y procesos, así como facilitador de cumplimiento de retos).
9. Hacer seguimiento a la implementación de las acciones de mejora de cada trabajador.
10. Utilizar los resultados de la evaluación y retroalimentación para el siguiente ciclo, según la periodicidad establecida por la empresa.

La evaluación de desempeño debe considerarse como una herramienta de gestión y no como un trámite administrativo para cumplir un capricho o una moda del área de recursos humanos. Dicha área debe dar todas las facilidades para que el proceso sea útil y práctico a todos los jefes. Y los jefes deben utilizarla para liderar a sus equipos hacia la mejora y el crecimiento.

Para finalizar y para redondear la importancia de gestionar adecuadamente equipos de trabajo (incluido su desempeño laboral) comparto esta frase de Jack Welch, ex CEO de General Electric “Si tus acciones inspiran a otros a soñar más, aprender más, hacer más y a ser mejores, eres un líder.”